مقومات نظام التكاليف فى ظل النظم التقليدية

مقومات نظام التكاليف

مقومات نظام التكاليف

إن نظام التكاليف – كنظام محاسبي – يجب أن يحتوي على مجموعة من الوسائل أوالمقومات التي يجب توافرها في نظام التكاليف والتي تتمثل فيما يلي:

1 – دليل مراكز التكاليف:

وهو عبارة عن دليل يحتوي على جميع الإدارات والأقسام الموجودة بالمنشأة سواء كانت أقسام إنتاجية أو خدمية أو تسويقية أو إدارية وتمويلية.

2 – دليل عناصر التكاليف:

وهو عبارة عن دليل يشتمل على جميع عناصر التكاليف التي تنفق داخل المنشأة في سبيل قيامها بأنشطتها المختلفة.

3 – دليل وحدات التكلفة أو النشاط (دليل المنتجات):

وهو عبارة عن دليل يشتمل على حصر لجميع منتجات المنشأة.

4 – المجموعة المستندية:

وهي المستندات التي تتخذ أشكالاً مختلفة مثل الأذون والفواتير والكشوف التي تثبت وتؤيد حدوث المعاملات الخاصة بعناصر التكاليف، مثل إذن صرف المواد، إذن ارتجاع المواد، إذن تحويل المواد، بطاقة الوقت.

5 – المجموعة الدفترية:

وهي المجموعة الدفترية التي تستخدم في تسجيل وتحليل عناصر التكاليف مثل: دفتر يومية المواد الواردة، دفتر يومية المواد المرتجعة، دفتر يومية المواد المنصرفة، دفتر الأجور، دفتر الأصول.

6 – تقارير وقوائم التكاليف:

وهي تعتبر بمثابة مخرجات نظام التكاليف، وهي تمثل الأداة التي تستخدم في توصيل المعلومات الناتجة عن نظام التكاليف إلى المستويات الإدارية المختلفة.

ومن أمثلة تقارير وقوائم التكاليف: تقرير الإنتاج التام، تقرير الإنتاج التالف، تقرير عن الوقت الضائع، تقرير عن انحرافات عناصر التكاليف، قوائم التكاليف.

دليل مراكز التكاليف

أولاً: مفهوم مركز التكلفة:

مركز التكلفة هو "دائرة أداء نشاط معين متجانس أو خدمات من نوع معين متجانس، ويحتوي مركز التكلفة على مجموعة من عوامل إنتاج متماثلة، وينتج عن منتج متميز أو خدمة متميزة قابلة للقياس، ويتعين أن تكون مراكز التكلفة متمثلة لوحدة مسئولية تبعاً للتنظيم الإداري في المنشأة.

وعلى ذلك فإن مركز التكلفة يعتبر قسم أو وحدة في المنشأة تؤدى نشاط متجانس من نوع واحد، وتشتمل على عوامل إنتاج متجانسة، وينتج عنها منتج متميز قابل للقياس.

فمثلاً في شركة المحلة للغزل والنسيج، نجد أن قسم الغزل يمثل مركز تكلفة حيث أنه مكان يؤدى فيه نشاط متجانس وهو نشاط الغزل، كما أنه يشتمل على عوامل إنتاج متجانسة من آلات غزل وعمال غزل…، ويقوم بإنتاج منتج متميز قابل للقياس وهو خيوط الغزل. وهكذا لباقي أقسام المنشأة.

ثانياً: الشروط الواجب توافرها فى مركز التكلفة:

عند تحديد مراكز التكلفة يجب مراعاة عدة عوامل وهي على النحو التالي:

1 –مراعاة أن النشاط الذي يتم داخل المركز نشاط ذو طبيعة متجانسة أو نشاط واحد يختلف عن ذلك الذي يتم داخل المراكز الأخرى.

2 –يراعى في اختيار المركز أن يكون مطابقاً لخريطة التنظيم الإداري للمنشأة، فمن المفضل أن تكون المسئولية عن المركز عناية شخص معين له السلطة في توجيه عملياته وعليه المسئولية في الوصول بالنشاط الذي يتم بداخله إلى مستوى الكفاية المطلوبة.

3 – يجب الاهتمام بحدوث توازن بين الناحية الإدارية في تحديد المراكز، أي مراعاة التنظيم الإداري، والناحية الفنية ومتطلباتها من حيث الخبرة التي يستدعيها أحكام الرقابة على العمليات الصناعية التي تتم داخل المركز بواسطة الشخص المسئول.

4 – يجب مراعاة حجم المنشأة عند تقسيمها إلى مراكز تكلفة، فكلما كبر حجم المنشأة كلما نشأت الحاجة إلى تفصيل أكبر في مراكز التكلفة.

5 –يراعى أن يكون تقسيم المنشأة إلى مراكز تكلفة في حدود نفقة اقتصادية معقولة.

ثالثاً: فوائد تقسيم المنشأة إلى مراكز تكلفة:

تحصل المنشأة على فوائد عديدة نتيجة تقسيم المنشأة إلى مراكز تكاليف، أهمها ما يلي:

1 –فاعلية الرقابة، وذلك بتحديد مجال صغير نسبياً لكل ملاحظ أو مشرف يمكنه من إحكام رقابته على عوامل الإنتاج وعناصر التكلفة المستخدمة في القسم (مركز التكلفة) التابع له.

2 – تسهيل وضع موازنة تخطيطية للمنشأة، وذلك بوضع ميزانيات تقديرية للوحدات الصغيرة (مراكز التكلفة) التي تتكون منها للمنشأة، ثم تجميعها وتنسيقها بين الوحدات المختلفة للوصول إلى موازنة تخطيطية للمنشأة ككل.

3 – سهولة القيام بالمقارنات من حيث التكاليف الفعلية والتكاليف التقديرية لكل قسم على حدة وبين الأقسام المتشابهة، بالإضافة إلى أنها تسهل إجراء المقارنات من حيث الكفاية الإنتاجية لهذه الأقسام (مراكز التكلفة).

4 – إمكان وضع حوافز تشجيعية للأقسام والمراكز لحثها على تشديد الرقابة على الكفاية الإنتاجية وعلى عناصر التكاليف.

5 – تساعد على مراقبة عناصر التكاليف الثابتة المستخدمة في كل مركز من هذه المراكز.

رابعاً: تحديد مراكز التكاليف طبقاً للنظام المحاسبي الموحد:

قسم النظام المحاسبي الموحد المنشأة على أساس وظيفي إلى خمس مجموعات الرئيسية، وقد أعطى الدليل المحاسبي الموحد لكل مجموعة رقماً مميزاً على النحو التالي:

مراكز الإنتاج	وقد أعطاها النظام المحاسبي رقم (5)
مراكز الخدمات الإنتاجية	وقد أعطاها النظام المحاسبي رقم (6)
مراكز الخدمات التسويقية	وقد أعطاها النظام المحاسبي رقم (7)
مراكز الخدمات الإدارية والتمويلية	وقد أعطاها النظام المحاسبي رقم (8)
مراكز العمليات الرأسمالية	وقد أعطاها النظام المحاسبي رقم (9)

وفيما يلي مراكز التكاليف حسب تقسيم النظام المحاسبي الموحد:

(5) مراكز الإنتاج:

تعكس مراكز الإنتاج النشاط الرئيسي الذي تقوم به المنشأة، حيث تعبر هذه المراكز عن الغرض الرئيسي أو الهدف الرئيسي للمنشأة.

ففي شركة للغزل والنسيج، تعتبر مراكز الغزل ومراكز النسيج ومراكز الصباغة مراكز إنتاج، وفى منشأة إنتاج زراعي تعتبر وحدة إنتاج المحاصيل الزراعية مركز إنتاج، وهكذا.

(6) مراكز الخدمات الإنتاجية:

وهي المراكز التي تخدم مراكز الإنتاج وتوفر لها ما تحتاج إليه من وقود وقوى محركة وصيانة ومستلزمات … الخ.مثل: قسم الصيانة، قسم الوقود، قسم القوى المحركة، قسم مخازن الخامات …الخ.

(7) مراكز الخدمات التسويقية:

وهي المراكز التي تقوم بعملية بيع وتسويق المنتجات النهائية.مثل:قسم بحوث السوق، قسم النقل للعملاء، قسم البيع، معارض البيع … الخ.

(8) مراكز الخدمات الإدارية والتمويلية:

وهي المراكز التي تقوم بأداء وظائف الإدارة والتمويل بالمنشأة.مثل:قسم الحسابات، قسم شئون العاملين – قسم الأرشيف، …. الخ.

(9) مراكز العمليات الرأسمالية:

وهي المراكز التي تقوم بأداء الأنشطة الرأسمالية التي تستفيد منها المنشأة لأكثر من فترة مالية.مثل:قسم التركيبات الجديدة – قسم الإنشاءات.

دليل عناصر التكاليف

أولاً: مفهوم دليل الحسابات:

دليل الحسابات هو عبارة عن قوائم بأنواع الحسابات الموجودة أو المطلوب فتحها في مشروع معين في دفتر الأستاذ العام ودفاتر الأستاذ المساعدة، بالإضافة إلى شرح مختصر شامل لكل حساب رئيسي وفروعه والبنود الداخلة فيه أو المرحلة إليه في جانبيه المدين أو الدائن.

ثانياً: فوائد دليل الحسابات:

مع كبر حجم المنشآت وتعدد عملياتها، استدعي الأمر وجود طريقة سهلة منظمة لتمييز عناصر التكاليف وربطها بالحسابات المختصة، كما أن الحاجة إلى بيانات تفصيلية عن التكاليف استدعت وجود تفصيل أكبر وتحليل أعمق لعناصر التكاليف، كل هذه العوامل جعلت الحاجة إلي وجود دليل منظم للحسابات أكثر إلحاحا، وذلك لتسهيل عمليات التبويب والتحليل لعناصر التكاليف وربطها بالحسابات.

وهناك العديد من الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها المنشأة من وجود دليل منظم وواضح للحسابات، وتتمثل هذه الفوائد فيما يلي:

1 –دليل الحسابات يكون الإطار العام لنظم المحاسبة في المنشأة، حيث يحدد درجات التفصيل أو التحليل أو الإيجاز، كما يبين نوع البيانات التي يمكن استخراجها من الدفاتر المختلفة.

2 –التعرف على الحسابات بسهولة، إذا ما أريد معرفة بيانات معينة.

3 –كذلك أن وجود دليل للحسابات يسهل مهمة تدريب المحاسبين الجدد الذين سيقع على عاتقهم تنفيذ النظم المحاسبية الموجودة.

4 –في وجود دليل للحسابات يتم تسهيل مهمة المحاسبين في إعداد وتقديم البيانات المحاسبية للإدارة.

5 –يحقق دليل الحسابات المرونة من حيث زيادة التحليل أو الإجمال في المجموعات الرئيسية أو إنشاء مجموعات طبقاً لرغبات الإدارة دون الحاجة إلى الرجوع إلى دفاتر الحسابات في كل مرة يراد فيها إحداث تعديل.

6 –يعطي دليل الحسابات للإدارة صورة شاملة ومبسطة للإطار العام الذي تعمل فيه المنشأة، حيثإن دليل الحسابات يتابع نشاط المنشأة من بدء الإنتاج حتى البيع.

7 –يساعد وجود دليل للحسابات على استخدام نظم الحاسبات الآلية في المنشأة، حيث تعتمد هذه النظم على الأرقام.

وعلى ذلك فإن وجود دليل للحسابات يعطي للمحاسب والإدارة وسيلة منتظمة وسهلة لتسجيل عمليات المنشأة، فبدون هذا الدليل قد تتعرض نظم القيد والتحليل للعمليات المالية إلى كثير من الأخطاء.

ثالثاً: طرق ترميز وترقيم الحسابات:

هناك عدة طرق لترقيم الحسابات أو ترميزها، ويقصد بذلك إعطاء كل حساب رقماً مميزًا أو رمزًا معينًا، وتتمثل تلك الطرق فيما يلي:

1 –استخدام حروف الهجاء في ترميز الحسابات:

أي إعطاء كل حساب حرفًا من الحروف الأبجدية، فمثلاً على سبيل المثال:

الأصول             أ

الأصول الثابتة   أ أ

أراضي              أ أأ

مباني                أ أ ب

آلات               أ أ جـ

الأصول المتداولة    أ ب

مخزون سلعي    أ ب أ

مدينون              أ ب ب

نقدية                 أب جـ

وهكذا.........

ويعاب على هذه الطريقة ما يلي:

Û          لا تفيد في حالة المنشآت الكبيرة التي ترغب إدارتها في الحصول على تحليل مفصل للحسابات، أو التي قد تتعدد فيها العمليات المالية.

Û          تتعرض هذه الطريقة لأخطاء كثيرة في عمليات القيد والترحيل وذلك لاستخدام نفس الحروف التي تستخدم في كتابة أسماء المصروفات والمستندات.

2 –استخدام حروف الهجاء مع الاستعانة بالأرقام في ترميز الحسابات:

وفي هذه الحالة يتم استخدام الحروف الأبجدية مع الأرقام في ترميز الحسابات، فمثلاً على سبيل المثال:

الأصول   أ

الأصول الثابتة   أ أ

أراضي    أ أ1

مباني     أ أ2

آلات      أ أ3

وهكذا.......

وتمتاز هذه الطريقة عن الطريقة الأولي في أنها تعطي مجالاً أكبر لتحليل الحسابات إلى مجموعات فرعية.

ويعاب عليها ما يلي :

Û          لا تفيد في حالة المنشآت الكبيرة والتي تحتاج إلى تحليل مفصل للحسابات.

Û          تتعرض هذه الطريقة لأخطاء كثيرة نتيجة استخدام الحروف.

3 –استخدام الأرقام في ترميز (ترقيم) الحسابات:

أي إعطاء كل حساب رقمًا من الأرقام، فمثلاً على سبيل المثال:

الأصول      1

الأصول الثابتة  11

أراضي         111

مباني           112

آلات            113 

وهكذا.......

وهي أكثر الطرق استخداماً في المنشآت الكبيرة وتمتاز بما يلي:

Û          السهولة والوضوح.

Û          تتيح إمكانية التوسع في تحليل الحسابات بشكل أكثر تفصيلاً.

Û          تناسب المنشآت التي تستخدم نظم الحاسبات الآلية.

رابعا – مفهوم دليل عناصر التكاليف:

يشتمل دليل عناصر التكاليف على جميع عناصر التكاليف بالمنشأة مبوبة في مجموعات متجانسة، ويعتبر دليل عناصر التكاليف جزءًا من دليل الحسابات بالمنشأة ويمكن تبويب عناصر التكاليف حسب طبيعتها ونوعيتها إلى:

Û          مواد (تكلفة المستلزمات السلعية).

Û          أجور (تكلفة العمل).

Û          المصروفات (تكلفة الخدمات).

دليل المنتجات ووحدات قياس التكلفة

أولاً: دليل المنتجات ووحدات التكلفة:

يقصد بالمنتجات (وحدات النشاط) هي وحدات المنتج النهائي سواء كانت سلع أو خدمات. ويتم إعداد دليل يشتمل على جميع المنتجات التي تقوم المنشأة بإنتاجها وذلك لسهولة حصرها وتحديدها.

بينما يقصد بوحدات التكلفة هي الوحدات التي تنسب إليها عناصر التكاليف ويجب أن تكون قابلة للقياس أو العد.

ثانياً: مراحل إعداد دليل الوحدات أو المنتجات:

هناك مرحلتان عند وضع دليل للوحدات/ المنتجات وهما:

المرحلة الأولى: مرحلة التبويب.

وفيها يتم تمييز كل بند رئيسي على حدة ثم تجميع هذه البنود في مجموعات بطريقة منتظمة بحيث تتكون كل مجموعة من عدد من البنود التي تتشابه في النواحي العامة. ويمكن بعد ذلك تحليل هذه المجموعة داخلياً حسب الاختلافات الرئيسية بين كل بند من بنود كل مجموعة.

المرحلة الثانية: مرحلة الترقيم.

وهي عبارة عن إعطاء كل مجموعة رئيسية رقم أو حرف أو رمز يعتبر مميزاً لها ثم تحليل كل مجموعة بإعطاء أرقام أو حروف أو رموز فرعية للبنود الداخلة في هذه المجموعات.

وعلى ذلك فإنه عند إعداد دليل الوحدات يمكن في مرحلة التبويب اعتبار كل مجموعة رئيسية من المنتجات متشابهة في المواصفات العامة أو في الغرض الأساسي لمجموعة مستقلة، ثم تحلل هذه المجموعة حسب الأنواع المختلفة من المنتجات داخلها. ثم إعطاء المجموعة الرئيسية رقم معين أو رمز معين على أن تحمل المنتجات الفرعية الداخلة في هذه المجموعة هذا الرقم أو الرمز بالإضافة إلى رقم أو رمز آخر يميز كل منتج عن المنتجات الداخلة في نفس المجموعة.

الدورة المستندية لحركة المواد

أولاً – أهداف الدورة المستندية لحركة المواد:

تهدف الدورة المستندية لحركة المواد إلى تحقيق ما يلي:

Û          جمع بيانات كمية عن حركة المواد أثناء دورتها الكاملة من وقت الشراء حتى الصرف، أي تتبع المواد في خطوات الشراء والاستلام والصرف والارتجاع والتحويل.

Û          جمع بيانات كمية عن الفاقد العادي وغير العادي والتالف الطبيعي وغير الطبيعي بحيث يمكن تحقيق الرقابة الداخلية في جميع مراحل حركة المواد.

Û          جمع بيانات قيمية عن أسعار وتكلفة المواد المشتراة أو المخزنة أو المستخدمة معتمداً في ذلك على الأسس العلمية التي تختارها المنشأة.

ثانياً – مراحل الدورة المستندية لحركة المواد:

تشمل الدورة المستندية لحركة المواد المراحل التالية:

1 –مرحلة الشراء:

وهي تبدأ بطلب شراء يحرر عن طريق أحد الأقسام المخولة لهم السلطة في ذلك، ويمر هذا الطلب بعد ذلك بمراحل يحددها النظام المتبع حتى استلام الأصناف المطلوبة.

2 –مرحلةالصرف:

وهي تبدأ بتحرير إذن الصرف الذي يحرر عن طريق جهة الاستخدام عادة، ويحتوي إذن الصرف على كميات ومواصفات المواد المطلوبة للاستخدام، وتنتهي بصرف تلك الكمية للجهة المستخدمة.

3 –مرحلةالارتجاع:

وهي تبدأ بتحرير إذن ارتجاع من الجهة المستخدمة وهي ترغب في إرجاع هذه الكميات إلى المخازن وتنتهي باستلام المخازن لهذه الكميات المرتجعة.

4 –مرحلة التحويل:

وهي تشمل تحويل المواد من قسم لأخر أو من عملية إنتاجية لآخري وذلك من خلال إذن تحويل مواد من قسم لأخر.

ثالثاً – دورة الشراء:

تبدأ دورة المواد في المنشأة بطلب شراء يحرر عن طريق أحد الأقسام المخولة لهم السلطة بذلك حسب التنظيم الإداري المتبع. ويمر هذا الطلب بعد ذلك بمراحل يحددها النظام المتبع حتى يتم استلام كميات المواد المطلوبة.

وتتكون الدورة المستندية للشراء من مجموعة المستندات التالية كحد أدني وهي:

1 –طلب الشراء.

2 –أمر التوريد.

3 –إذن الاستلام.

4 –تقرير الفحص.

هذا بجانب السجلات والدفاتر اللازمة وهي:

1 –بطاقات الصنف.

2 –دفتر مراقبة المواد.

3 –دفتر أستاذ المخازن.

4 –دفتر يومية المواد الواردة.

وفيما يلي مراحل دورة الشراء:

1 –طلب الشراء (إدارة المخازن – إدارة التخطيط – الجهة المستخدمة):

يحدد التنظيم الإداري في المنشأة قواعد وإجراءات الشراء ومن لهم حق طلب شراء أصناف معينة. فقد تكون الجهة التي لها حق طلب شراء أصناف جهة مما يلي:

Û         إدارة المخازن:

فقد تكون هي الجهة المسئولة التي تملك حق طلب الشراء، علي أساس أنها تعني بضبط كميات المواد في المخازن ومراقبة الحدين الأعلى والأدنى اللذين تقرر حصر كميات المواد بينهما، ومراقبة نقطة الشراء (نقطة إعادة الطلب) التي يستحسن طلب شراء كميات جديدة عندما تصل الكمية الموجودة عندها.

Û         إدارة التخطيط:

قد تكون الجهة صاحب الحق في طلب الشراء هي إدارة التخطيط حيث أنها المسئولة عن سير العمل في المصنع وإنتاج المنتجات في الأوقات المحددة بالمواصفات المقررة، كما أنها المسئولة عن مصنع برامج الإنتاج لفترات قادمة وتحديد ما تحتاجه هذه البرامج من عناصر تكاليف وخاصة المواد.

Û         الجهة المستخدمة:

وقد يحدث أن يتقدم قسم إنتاجي معين (الجهة المستخدمة) بطلب مواد معينة لاستخدامها، فيقوم بتحرير طلب شراء مبدئي يقدمه للجهة التي لها السلطة في تحرير طلب الشراء المعتمد سواء كانت هذه الإدارة هي إدارة المخازن أو إدارة التخطيط.

وفي أي من الحالات السابقة يجب أن يحتوي طلب الشراء على البيانات التالية:

رقم طلب الشراء وتاريخه – الأصناف المطلوبة ومواصفاتها – الكميات المطلوبة – سبب الاحتياج إليها – الميعاد الواجب توريدها فيه – اسم الجهة الطالبة – توقيع المسئول عن طلب الشراء.

1 –أمر التوريد (إدارة المشتريات):

عند استلام إدارة المشتريات لطلب الشراء من الجهة المختصة تقوم بتسجيله في سجل طلبات الشراء تمهيداً لاتخاذ الإجراءات الكفيلة بالحصول على الصنف.

وتدرس إدارة المشتريات الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها الحصول على المواد المطلوبة (المناقصة – الممارسة – الأمر المباشر.... الخ) ثم تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر التوريد (أمر الشراء)، وهذا المستند هو الذي يخلق علاقة الدائنية والمديونية بين المنشأة والغير، فعلي أساسه يلتزم المورد بتوريد الأصناف المطلوبة في المواعيد المحددة وحسب المواصفات المتفق عليها، وتلتزم المنشأة بسداد قيمتها للمورد ويجب أن يتضمن أمر التوريد البيانات الآتية كحد أدني:

قم أمر التوريد وتاريخه – اسم المورد وعنوانه – بيان عن الأصناف المطلوبة ومواصفاتها وكمياتها – شروط التوريد والشحن والتسليم والسداد – الأسعار وأي اتفاقيات مالية أخري كالخصم – مكان التسليم – توقيع الشخص المسئول عن تحرير أمر التوريد.

2 –إذن الاستلام (إدارة المخازن):

عند قيام المورد بتوريد الأصناف المطلوبة، يقوم أمين مخازن الاستلام بالتأكد من أن الأصناف الواردة هي الأصناف المطلوبة فقط ويرفض كل ما لم يحتويه أمر التوريد، إلا إذا اعتمدت الأصناف الزائدة من الجهات المسئولة. ثم يقوم بمراجعة الكميات الواردة مع الكميات المثبتة علي أمر التوريد.

وعند التأكد من سلامة تلك المطابقة يقوم أمين المخزن بتحرير إذن استلام من أصل وعدة صور وذلك حسب الحاجة.

ويحتوي إذن الاستلام على البيانات الآتية كحد أدني:

(رقم إذن الاستلام وتاريخه – رقم أمر التوريد وتاريخه – رقم الصنف ومواصفاته – اسم المورد – الكمية المستلمة – توقيع المسئول).

3 –تقرير الفحص (قسم الفحص):

يقوم قسم الفحص بفحص المواد الواردة ومطابقتها مع المواصفات المطلوبة والتحقق من سلامتها.ثم يقوم بتحرير تقرير فحص لهذه المواد يحدد فيه قبول أو رفض هذه المواد إذا كانت غير مطابقة للمواصفات المطلوبة. ويحرر تقرير الفحص من أصل وعدة صور حسب الحاجة.

4 –بطاقات الصنف (إدارة المخازن):

في إدارة المخازن يتم مطابقة أمر التوريد مع إذن الاستلام مع تقرير الفحص، وعند إتمام المطابقة تقوم إدارة المخازن بتسجيل الكميات الواردة في بطاقة الصنف في خانة الوارد.

وبطاقات الصنف تشتمل على خانات للوارد وللمنصرف وللرصيد ويتم التسجيل فيها بالكميات فقط بواسطة المخازن، ويخصص لكل صنف من الأصناف بطاقة صنف، ويمسكها أمين المخزن الذي يقع هذا الصنف في عهدته.

5 –دفتر مراقبة المواد (إدارة التخطيط):

تحتفظ إدارة التخطيط (أو إدارة المخازن) بدفتر خاص لمراقبة حركة المواد في المنشأة. ويحتوي هذا الدفتر على البيانات الموجودة ببطاقات الصنف التي يحتفظ بها أمين المخزن، بالإضافة إلى بيانات أخري إحصائية تستلزمها مراقبة حركة المواد في المنشأة.

لذلك توجد بيانات عن الكميات المطلوبة من واقع طلبات الشراء وأوامر التوريد والكميات المحجوزة والرصيد الحر الذي يمكن لأي قسم مختص طلب مواد منه.

6 –دفتر أستاذ المخازن (إدارة التكاليف):

تقوم إدارة التكاليف بمطابقة طلب الشراء وأمر التوريد مع إذن الاستلام وتقرير الفحص وفاتورة المورد.

وعند إتمام المطابقة تقوم بتسعير إذن الاستلام تمهيداً للقيد بحسابات الصنف بدفتر أستاذ المخازن.

وفي هذا الدفتر تخصص صفحة مستقلة لكل صنف على حده وتشتمل هذه الصفحة على خانات للوارد وللمنصرف وللرصيد ويتم التسجيل فيها بالكميات والأسعار والقيم، ويتم التسجيل بها بواسطة إدارة التكاليف.

7 –دفتر يومية المواد الواردة (إدارة الحسابات):

تقوم إدارة الحسابات العامة بمطابقة طلب الشراء وأمر التوريد وإذن الاستلام وتقرير الفحص مع فاتورة المورد.

وعند إتمام هذه المطابقة تقوم بإجراء القيد في دفتر يومية المواد الواردة والذي يرحل مجموعة في نهاية كل فترة في صورة قيد إجمالي في دفتر اليومية العامة، وذلك طبقاً للقيد التالي:

 من ﺤ / مراقبة المواد (المخزون)

إلى حـ / الموردين (أو حـ / البنك)

(وذلك حسب طريقة السداد)

وفي نهاية كل فترة ترحل قيود اليومية العامة إلى الحسابات بدفتر الأستاذ العام.

رابعاً – دورة الصرف:

قبل بداية الدورة الإنتاجية، تعد برامج إنتاج أو برامج تشغيل لكل قسم من أقسام المصنع وذلك بواسطة إدارة التخطيط.

وفي هذه البرامج تحدد كميات ومواصفات المواد المطلوبة للاستيفاء برامج الإنتاج لكل قسم من أقسام المصنع.

وعند بداية الدورة الإنتاجية، تقوم إدارة التخطيط بإعداد أذونات صرف مواد بالكميات المطلوبة حسب برامج الإنتاج التي تقرر البدء فيها.

وفي بعض الأحيان ترسل برامج الإنتاج إلى الأقسام الإنتاجية المختصة، حيث تقوم هذه الأقسام بإعداد أذونات الصرف وإرسالها إلى إدارة التخطيط لاعتمادها وإرسالها إلى المخازن لإجراء الصرف وفي كلا الحالتين تقوم إدارة التخطيط باعتماد أذونات الصرف تمهيداً لصرفها من المخازن.

ويحتوي إذن الصرف على البيانات التالية كحد أدني:

رقم إذن الصرف وتاريخه – بيانات عن الصنف ورقمه ومواصفاته وحدته والكمية المطلوبة منه – الجهة الطالبة – سبب الطلب (فإذا كان للاستخدام في الإنتاج يتم توضيح رقم أمر الإنتاج، وإذا كان للاستخدام في الصيانة والإصلاح يتم توضيح رقم أمر التشغيل) – توقيع الشخص المسئول.

هذا ويتم إرسال نسختين من إذن الصرف لإدارة التكاليف وذلك على النحو التالي:

á          يستلم قسم حسابات المخازن بإدارة التكاليف نسختي إذن صرف، النسخة الأولي تستخدم للقيد في حسابات الصنف في دفتر أستاذ المخازن في خانة المنصرف.

á          والنسخة الثانية يقوم قسم حسابات المخازن بتسعيرها حسب سياسة التسعير المتبعة (الأول في الأول – الأخير في الأول – متوسط التكلفة) ثم يرسلها إلى قسم حسابات التكاليف.

á          يقوم قسم حسابات التكاليف بقيد أذونات الصرف حسب تسلسلها التاريخي في دفتر يومية المواد المنصرفة.

كما يقوم قسم حسابات التكاليف بفرز أذونات الصرف إلي:

á          أذونات صرف مواد مباشرة لتحميل قيمتها على أوامر الإنتاج بشكل مباشر عن طريق إعداد ملخصات مواد مباشرة.

á          أذونات صرف مواد غير مباشرة وتحمل على مراكز الخدمات الإنتاجية ومراكز الخدمات التسويقية ومراكز الخدمات الإدارية والتمويلية ومراكز العمليات الرأسمالية وذلك بإعداد قوائم تحليلية للمصروفات غير المباشرة.

خامساً – دورة الارتجاع:

عندما يرغب قسم إنتاجي معين في إرجاع مواد سبق صرفها له إلى المخازن، فإنه يقوم بتحرير إذن ارتجاع وبمقتضي هذا الإذن يتم إرجاع هذه المواد إلى المخازن. ويجب إرسال صورة من إذن الارتجاع إلى إدارة التكاليف لكي يتم تخفيضها من تكلفة المواد المنصرفة للأمر الإنتاجي.

سادساً – دورة التحويل:

قد يتم تحويل مواد سبق صرفها من قسم إنتاجي إلى قسم إنتاجي أخر، أو من أمر إنتاجي معين إلي أمر إنتاجي معين.

وفي هذه الحالة يتم تحرير إذن تحويل ويجب إرسال صورة منه إلى إدارة التكاليف لكي يتم تعديل تكلفة المواد المباشرة تبعاً لذلك حيث تخفض تكلفة المواد المحولة من تكلفة المواد للأمر الإنتاجي المحول منه وتضاف على تكلفة المواد للأمر الإنتاجي المحول إليه.

سابعاً – ملخصات المواد المباشرة:

يتم إعداد ملخصات المواد المباشرة لتحديد تكلفة المواد المباشرة لكل أمر إنتاجي، ويجب أن تحتوي على البيانات التالية:

رقم أمر الإنتاج المختص – تكلفة المواد المنصرفة من واقع أذون الصرف – تكلفة المواد المرتجعة من واقع أذون الارتجاع وتخفض من تكلفة المواد المنصرفة للأمر الإنتاجي – تكلفة المواد المحولة سواء من الأمر الإنتاجي أو إليه وذلك من واقع أذون التحويل ويتم تعديل تكلفة المواد المباشرة بتكلفة المواد المحولة سواء بالزيادة (المحولة إليه) أو بالتخفيض (المحولة منه).

ثامناً – القوائم التحليلية للمصروفات غير المباشرة (المواد غير المباشرة):

من واقع أذون الصرف الخاصة بالمواد غير المباشرة التي يتم فرزها بواسطة قسم حسابات التكاليف ومن خلال أذون الارتجاع وأذون التحويل الخاصة بهذه المواد غير المباشرة يتم القيد في خانات المواد غير المباشرة في القوائم التحليلية للمصروفات غير المباشرة وتحميلها على مراكز التكاليف المستفيدة.

الدورة المستندية لحركة العمل (الاجور)

أولاً – أهداف تصميم الدورة المستندية لحصر وتحليل تكلفة العمالة:

عند تصميم الدورة المستندية لحصر وتحليل تكلفة العمل في أي منشاة صناعية فانه يجب تحقيق الأهداف التالية:

1 –حصر وقياس تكلفة العمل التي تتحملها المنشاة في سبيل تحقيق أهدافها وتحليل هذه التكلفة إلى أجور مباشرة أي ما يستخدم مباشرة في الإنتاج وتحميل هذه التكلفة على المنتجات مباشرة وإلى أجور غير مباشرة حيث يتم تحميلها على مراكز التكلفة المختلفة.

2 – قياس كفاية استخدام الجهد الإنساني في المنشاة وذلك بغرض الوصول إلى بيانات للمساعدة في وضع سياسة لتشغيل القوى العاملة.

3 – تحقيق رقابة فعالة على عنصر الأجور من حيث إجمالي المبالغ المنصرفة للعاملين وتحليل أوقات كل عامل إلى أوقات مستخدمه في الإنتاج والأوقات التي لم تستخدم بطريقة منتجة مثل أوقات الأعطال والانتظار.

ثانياً – البيانات المطلوبة لتحقيق أهداف الدورة المستندية لحركة العمل:

تتمثل هذه البيانات فيما يلي:

1 –بيانات عن عدد الساعات التي يقضيها كل فرد داخل المنشاة أيإجمالي الوقت المستنفد من كلعامل من وقت دخوله المنشاة الى وقت خروجه منها

2 –بيانات تحليلية عن إجمالي الوقت المستنفد من حيث:

أ –الوقت المستخدم في الإنتاج أي الوقت المنتج.

ب –الوقت المستخدم في أداء خدمات إنتاجية مثل الصيانة.

ﺠ –وقت الأعطال والانتظار.

3 –بيانات عن انتاج كل عامل سواء كان هذا الانتاج ممثل في سلع او خدمات.

4 –بيانات مالية عن استحقاقات كل عامل واستقطاعاته.

ثالثاً – المستندات الخاصة بتتبع وحصر تكلفة العمل:

لتجميع وتحليل البيانات التي نحتاج إليها لتتبع وحصر تكلفة العمل يجب أن تحتوي الدورة المستندية لحركة العمل على المستندات الآتية:

Û          بطاقات او سجلات لحصر الحالة المالية لكل شخص:

وتسمى هذه البطاقة عادة بطاقة حالة مالية وتسجل فيها حالة كل شخصوتأثيرها على معاملته المالية.

وتحتوي هذه البطاقة على البيانات الاتية كحد أدنى وهي:

á          الوظيفة أو المهنة أو الحرفة التي يشغلها

á          بيانات عن حالته الاجتماعية

á          بيانات عن استحقاقاته الثابتة (كالمرتب الأساسي)

á          بيانات عن الاستقطاعات الثابتة (كالضرائب والتأمينات)

وتستخدم هذه البطاقات كأساس لحساب صافي استحقاقات كل عامل تمهيدا لإجراء الصرف كما تستخدم هذه البطاقات أيضا لحساب إجمالي استحقاقات كل عامل لتحديد تكلفة استخدام مجهودات العامل.

Û         بطاقات الوقت (سركي):

تستخدم هذه البطاقة في حصر الوقت الذي يستنفذه كل عامل في المنشاة فيقيد بهذه البطاقة وقت دخول وخروج العمال وبهذا يتحدد الوقت الإجمالي المستنفد من العامل والذي على أساس يحسب العبء الإجمالي الذي تتحمله المنشاة في سبيل استخدام هذا العامل أي إجمالي استحقاقاته ولهذا يجب ان تحتوي البطاقة على البيانات الآتية:

á          اسم العامل ورقمه.

á          القسم الذي يعمل به ووظيفته.

á          وقت دخوله المصنع ووقت خروجه منه بعد الانتهاء من العمل.

á          بيانات عن وقت العادي والوقت الإضافي.

ويفضل أن يقوم موظف مختص بعملية إثبات بيانات الوقت على هذه البطاقة وذلك لتشديد عملية الرقابة.

Û         بطاقة تشغيل ومخلصات التشغيل واذون السماح:

وهي تشمل ما يلي:

أ – بطاقة تشغيل:

ويسجل في هذه البطاقات الوقت المستنفد من كل عامل أو عدد من العمال على أمر إنتاجي معين أو عملية معينة.

و تشتمل على البيانات الاتية :

á          رقم أمر الإنتاج وتاريخه

á          العملية الصناعية المراد تنفيذها

á          رقم العامل والقسم الملحق به

á          رقم الاله المستخدمة

á          بداية وانتهاء العملية حتى يمكن حصر الوقت المستنفد من كل عامل على هذا الأمر أو هذه العملية

á          فئة الأجر الخاصة بكل عامل

ب – ملخصات التشغيل:

هذه الملخصات عبارة عن جداول تضم البيانات الخاصة بالتشغيل وكذلك الأعطال ويتم استيفاء هذه الملخصات من واقع بطاقات التشغيل في نهاية كل فترة (أسبوع عادة) وتبين هذه الملخصات إجمالي الوقت المستنفد على العمليات او الأوامر الإنتاجية وكذلك الوقت الخاص بالأعطال والانتظار وذلك تمهيدا لمطابقة هذه الملخصات مع إجمالي الوقت المستخرج من بطاقات الوقت.

جـ – أذون السماح:

يحرر اذن السماح ليسجل فيه الوقت الذي يتوقف فيه العامل عن الانتاج لأي سبب مسموح به ليعود بعده الى مزاولة نشاطه وذلك في خلال ساعات العمل الرسمية ويحتوي إذن السماح على البيانات الآتية:

á          اسم العامل ورقمة ومهنته.

á          القسم (مركز التكلفة) الذي يعمل به.

á          سبب الاعطال او الوقت الضائع.

á          مدته (بدايته ونهايته) وتاريخ حدوثه.

á          اعتماد الشخص المسئول (المشرف).

ويعتبر اذن السماح المستند الخاص بتسجيل الوقت الضائع المسموح به.

Û          كشف حصر وتحليل وقت العامل

في هذا الكشف تتم مطابقة بطاقة الوقت ملخصات التشغيل واذون السماح لكل عامل وذلك لاستخراج الوقت الضائع غير المسموح به تمهيدا للبحث عن اسبابه ومحاولة معالجتها ويفيد هذا الكشف في مرحلة التحليل النهائي لتكلفة العمل أي اجور مباشرة واجور غير مباشرة

ومن المستندات السابقة (بطاقة الحالة المالية، بطاقة الوقت، بطاقات التشغيل، كشوف حصر وتحليل وقت العامل) يمكن للمنشاة الوصول الى تكلفة عنصر العمل (الأجور)

رابعاً – ملخص دورة العمل (حصروتحليل الاجور):

تتمثل دورة العمل لحصر وتحليل الاجور فيما يلي:

Û         تحليل الاجور إلى أجور مباشرة وأجور غير مباشرة:

ويتم ذلك على النحو التالي:

أ –في نهاية كل فترة (اسبوع او شهر) يتم فرز بطاقات الوقت الى بطاقات وقت خاصة بالعمل المباشر وبطاقات وقت خاصة بالعمل غير المباشر.

ب – وفى نفس الوقت يتم فرز بطاقات التشغيل الى بطاقات تشغيل خاصة بالعمل المباشر وبطاقات تشغيل خاصة بالعمل غير المباشر.

ﺠ – يتم عمل مطابقة بين كل من:

مطابقة (1) بطاقات الوقت وبطاقات التشغيل الخاصة بالعمل المباشر وتحرير كشوف تحليل وحصر وقت العمل المباشر ومن واقع هذه الكشوف يتم تحرير ملخصات الأجور المباشرة تمهيداً لتحميلها على أوامر الإنتاج.

مطابقة (2) بطاقات الوقت وبطاقات التشغيل الخاصة بالعمل غير المباشر وتحرير كشوف تحليل وحصر وقت العمل غير مباشر ومن واقع هذه الكشوف يتم تسجيل الأجور غير المباشرة في القوائم التحليلية للمصروفات غير المباشرة تمهيدا لتحميلها على مراكز التكاليف.

Û         حساب الاستحقاقات:

من واقع بطاقات الوقت وسجلات الحالة المالية تعد قوائم استحقاقات الأجور (قوائمالأجور) تمهيدا لإجراء صرف الأجور للعمال.

ويدرج في هذه القوائم البيانات التالية:

á          أسماء العمال وأرقامهم ووظائفهم.

á          المدة المستنفدة داخل المصنع وتاريخه.

á          بيان الاستحقاقات من اجر أصلى ومكافآت وعلاوات وبدلات.

á          إجمالي الاستحقاقات (أي إجمالي الأجر المستحق للعامل).

á          الاستقطاعات (أي المبالغ التي تستقطع من إجمالي الأجر قبل الصرف مثل الضرائب والتأمينات).

á          صافي الأجر (أي المبلغ الذي سيدفع للعامل فعلا).

Û         تحميل الأجور على أوامر الإنتاج ومراكز التكلفة:

من واقع ملخصات الأجور المباشرة يتم تحميل الأجور المباشرة على أوامر الإنتاج ومن دافع الكشوف التحليلية للمصروفات غير المباشرة يتم تحميل الأجور غير المباشرة على مراكز التكلفة.

المحاسبة عن عنصر المصروفات الأخرى ودورتها المستندية

أولاً– مشاكل المحاسبة والرقابة على عنصر المصروفات الأخرى:

تتميز المصروفات الأخرى عن عنصري المواد والأجور من حيث طبيعتها والمشاكل المتعلقة وذلك لأسباب متعددة منها:

1 –أن حجم كل بند من بنود هذه المجموعة كل على حدة يكون من الصغر بحيث لا يبرر عادة تطبيق وسائل خاصة ومتنوعة للرقابة عليها.

2 –من الصعب تتبع كل بند من بنود هذه النفقات كل على حدة من حيث ارتباطه وعلاقته بعملية معينة أو أمر إنتاجي معين.

3 –كذلك من حيث المسئولية فكل بند من بنود هذه النفقات يكون عادة في نطاق مسئولية أشخاص مختلفين.

4 –يختلف سلوك كل بند من بنود هذه النفقات اختلافا جوهريا عن البنود الأخرى وذلك من حيث ارتباطه بالتغير في حجم النشاط.

ثانياً– خطوات الرقابة على عناصر المصروفات الأخرى:

تنحصر خطوات الرقابة على عناصر المصروفات الأخرى فيما يلي:

Û         الحصـــــر:

ويقصد بالحصر تحديد ما هي مجموعة النفقات التي يمكن اعتبارها مصروفات أخرى،أي تلك النفقات التي لا تتعلق بمنتج معين، وفى هذه المرحلة يتم عملية فصل عناصر النفقات إلى ما هو متعلق بالوحدات المنتجة وما هو متعلق بخدمات عامة متعلقة بالمنشاة ككل.

Û         التحليل:

بعد إتمام عمليات حصر عناصر النفقات أو المصروفات نقوم بعد ذلك بمرحلة التحليل ويقصد بالتحليل في هذه الحالة هو تمييز عناصر النفقات حسب وظيفتها ثم حسب طريقة نشأتها فتحلل المصروفات حسب وظيفتها إلى مصروفات متعلقة بالعمليات الصناعية ومصروفات تسويقية متعلقة بعمليات البيع والتوزيع، ومصروفات إدارية وتمويلية متعلقة بوظائف الإدارة والتمويل وأخيرا مصروفات رأسمالية وهى التي تنفق من أجل زيادة القدرة الإنتاجية للمنشأة ثم تأتى بعد ذلك مرحلة التحليل حسب مصدر نشوء النفقة حيث تحلل المصروفات حسب نشأتها إلى مصروفات نشأت نتيجة التزام نقدي تقوم المنشأة بسداده نقدا للغير ( مثل الإيجار، م. النقل،.......) أو مصروفات نشأت عن طريق حسابها (مثلالإهلاك).

Û         التبويب:

يقصد بمرحلة التبويب: تقسيم وتبويب المصروفات إلى مجموعات رئيسية وحصر عناصر المصروفات التي تمثل مجموعات فرعية تقع كل منها تحت مجموعة من المجموعات الرئيسية.

فمثلا تعتبر عناصر المصروفات الصناعية مجموعة رئيسية تأتى بعدها مجموعات فرعية تمثل المصروفات الصناعية بالتفصيل، ويراعى فى هذه المرحلة عدة عوامل في التفصيل والإجمال بالنسبة للمجموعات الفرعية، ومن هذه العوامل:

á         أهمية النفقة.

á         حاجة الإدارة.

á         التكرار والدورية.

Û         تحديد مراكز الاستفادة:

تتعلق هذه المرحلة بتحديد مراكز التكلفة التي يمكن أن تستفيد من عناصر النفقات المختلفة، وفى هذه الحالة تواجهنا مشاكل تقسيم المنشأة إلى عدة مناطق مسئولية يمكن اعتبارها مراكز تكلفة لتحديد علاقتها بعناصر المصروفات.

Û         تحديد مدى استفادة كل مركز تكلفة من عناصر المصروفات الأخرى:

تأتى بعد ذلك المشكلة الرئيسية لعناصر المصروفات الأخرى وهي كيف يمكن تحديد ما استفادة كل مركز من عناصر المصروفات الأخرى، وفى هذه الحالة يتم استخدام أسس تحميل مناسبة لتوزيع هذه المصروفات على مراكز التكلفة المستفيدة.

ثالثاً– الدورة المستندية للمصروفات الأخرى:

تتكون الدورة المستندية لعنصر المصروفات الأخرى من المستندات التالية:

1– مستندات تمثل مصادر القيد: 

وقد تكون هذه فاتورة من مورد، أو قائمة إهلاكات، أو قائمة مصروفات، أو قوائم تحليلية للأجور غير المباشرة أو قوائم تحليلية للمواد غير المباشرة ........الخ.

2– قوائم لحصر عناصر المصروفات حسب وظيفتها:

أي إلى مصروفات صناعية، ومصروفات تسويقية، ومصروفات إدارية وتمويلية، ومصروفات رأسمالية، ويسهل من عملية الحصر هذه وجود دليل تفصيلي وتحليلي لعناصر التكاليف.

3– قوائم تحليلية لعناصر المصروفات حسب مراكز الاستفادة:

حيث تحلل عناصر النفقات كما يلي:

Û          مصروفات صناعية تحمل على مراكز الإنتاج ومراكز الخدمات الإنتاجية.

Û          مصروفات تسويقية تحمل على المراكز التسويقية.

Û          مصروفات إدارية وتمويلية تحمل على المراكز الإدارية والتمويلية.

Û          مصروفات رأسمالية تحمل على مراكز العمليات الرأسمالية.

ويكون الغرض من التحليل في هذه المرحلة هو تحديد العلاقة بين عناصر المصروفات وبين المراكز الرئيسية المستفيدة من خدماتها.

4– قوائم تحميل عناصر المصروفات على مراكز التكلفة الفرعية:

والغرض من هذه القوائم هو حساب نصيب كل مركز فرعى داخل المركز الرئيسي وتحميله بهذا النصيب.

عرض وتقديم بيانات التكاليف للإدارة بغرض الرقابة

أولاً– بيانات التكاليف التي يمكن تقديمها للإدارة:

من أهم البيانات التي يجب أن يتم تقديمها للإدارة ما يلي:

1–بيانات عن عنصر المواد المستخدمة في العمليات الصناعية، ويجب أن تحتوي هذه البيانات على معلومات عن المواد الواجب استخدامها، والمواد المستخدمة فعلا، ومقدار التلف والضياع الخاص بهذا العنصر وأسباب حدوثه.

2–بيانات عن عنصر العمل من حيث نواحي استخدامه وكيفية هذا الاستخدام، ويجب أن تحتوي هذه البيانات على معلومات عن عدد الساعات المستخدمة مباشرة فيالإنتاج، وعدد الساعات المستخدمة في أداء خدمات فنية أو خدمات عامة، كذلك عدد الساعات التي تمثل وقت ضائع أو وقت أعطال وانتظار مع بيان الأسباب.

3–بيانات عن عناصر النفقات الأخرى ونواحي الاستفادة من هذه النفقات.

4–بيانات عن التكاليف الإجمالية للمنتجات أو أوامر الإنتاج التي تمثل الغرض الأساسي للمنشأة وكذلك قد تطلب الإدارة بيانات عن التكاليف الإجمالية للمنشأة ككل.

5–بيانات عن التكاليف لاتخاذ قرارات خاصة.

ثانياً– وسائل عرض بيانات التكاليف:

تتمثل وسائل عرض بيانات التكاليف فيما يلي:

Û         بيانات تفصيلية عن عناصر التكاليف:

أ– تكلفة المواد:

قد تستخدم ملخصات المواد كوسيلة لعرض البيانات عن استخدامات المواد. فملخصات المواد المباشرة تعطى للإدارة بيانات عن المواد المستخدمة في إنتاج المنتجات الرئيسية والفرعية، كذلك تقوم القوائم التحليلية للمصروفات غير المباشرة (والمتضمنة المواد غير المباشرة) بإعطاء الإدارة ببيانات عن نواحي استخدام المواد في النواحي الأخرى للعمليات الصناعية غير الاستخدام المباشر للوحدات المنتجة.

ولأغراض الرقابة يجب إضافة بيانات مقارنة بين ما يجب أن تكون عليه تكلفة استخدام المواد. فقد تظهر تكلفة المواد المستخدمة في فترات سابقة، أو بيانات تقديرية أو معيارية من المواد التي يجب استخدامها في العمليات الصناعية وبيان الانحرافات المختلفة.

ب– تكلفة العمل (الأجور):

وفى هذه الحالة أيضا قد تستخدم ملخصات التشغيل وبطاقات حصر وتحليل وقت كل عامل والقوائم التحليلية للمصروفات غير المباشرة (والمتضمنة الأجور غير المباشرة)في إعطاء بيانات مهمة للإدارة عن نواحي استخدام القوى العاملة في المنشأة وتحليلها إلى أجور مباشرة وأجور غير مباشرة،وأوقات الأعطال والانتظار والأسباب المتعلقة بها. وبالإضافة إلى البيانات الفعلية يجب أن تحمل هذه البطاقات والكشوف بيانات مقارنة (تقديرية أو معيارية) والانحرافات الخاصة بكل ناحية من نواحي الاستخدام.

ﺠ –المصروفات الأخرى:

تستخدم الكشوف التحليلية التي يستعان بها في تحليل وتوزيع عناصر المصروفات على المراكز المختلفة التي استفادت منها في إعطاء بيانات للإدارة عن نواحي استخدام هذه المصروفات وعناصر الإسراف والكفاية في هذا الاستخدام. كذلك يجب أن تحتوي هذه الكشوف على بيانات مقارنة وذلك لتحديد الانحرافات واستخدامها في أغراض الرقابة.

Û          بيانات إجمالية عن تكاليف الإنتاج:

في هذه الحالة تعد قوائم تكلفة لكل منتج، أو لكل قسم إنتاجي، أو للمنشأة ككل، وذلك تبعا لرغبات الإدارة.

وتحتوي قوائم التكاليف بيانات عن التكلفة الفعلية والتكلفة التقديرية أو المعيارية أو التكاليف في فترات سابقة (كبيانات مقارنة) وكذلك انحرافات التكاليف الفعلية عن التكاليف المقارنة، بالإضافة إلى ذلك يجب أن ترفق تقارير تفصيلية وظيفتها تحليل الانحرافات المستخرجة وبيان أسباب حدوثها.

ثالثاً– العوامل المؤثرة على صلاحية التقارير والقوائم كأداة للرقابة:

لكي تستفيد الإدارة من البيانات التي تحتويها تقارير التكاليف كأداة للرقابة يجب توفر عدة عوامل في هذه التقارير منها:

1 –التوقيت: يجب أن تصل التقارير إلى المسئولين في الوقت المناسب حتى يمكن اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح الانحرافات، لهذا يجب أن يعمل محاسب التكاليف على تقليل الفترة التي تنقضي بين انتهاء العملية الإنتاجية وبين إعداد وتقديم بيانات التكاليف عن هذه العملية.

2 –لغة التقرير والمستوى الإداري: يجب أن يراعى المحاسب عند إعداده التقارير صياغتها باللغة التي يفهمها الشخص المقدم إليه التقرير، فالتقرير المقدم إلى رئيس مجلس الإدارة يجب أن يصاغ بطريقة مختلفة عن ذلك الذي يقدم إلى الملاحظ أو المشرف فرئيس مجلس الإدارة يهتم بالأثر المالي للتغيرات في الإنتاج والنشاط بجانب البيانات الكمية، أما الملاحظ فيهتم أساسا بالتغيرات الكمية لنواحي النشـاط التي تتم داخل قسـمه (طن – ساعة – وحدات منتجة.... الخ).

3 –محاسبة المسئوليات وأثرها على التقارير: يجب على المحاسب مراعاة أن يحتوي التقرير على بيانات التكاليف التيهيفي نطاق مسئولية الشخص المقدم إليه التقرير.

4 –طريقة العرض المناسبة: يجب مراعاة طريقة العرض في إعداد التقارير، فيجب أن تكون البيانات مبوبة في مجموعات رئيسية والأرقام واضحة ومحددة.

5 –التفصيل والإجمال: يجب مراعاة أن يقتصر التحليل الذي يحتويه التقرير على الانحرافات المهمة بالنسبة للشخص المقدم إليه التقرير، كما يجب مراعاة المبدأ القائل بأنه كلما ارتفع المستوى الإداري للشخص المقدم إليه التقرير كلما قلت الحاجة إلى التحليل والتفصيل، وكلما كان الشخص المقدم إليه التقرير أقرب إلى قاعدة الهرم التنظيمي للمنشأة كلما زادت الحاجة إلى التحليل والتفصيل.